9 bước trong quy trình Xuất Nhập Khẩu bạn cần phải biết!

Quy trình làm hàng xuất khẩu gồm các bước mà công ty xuất khẩu cần làm để chuyển lô hàng xuất khẩu bằng đường biển(FCL) cho công ty nhập khẩu.

Trong trường hợp công ty xuất khẩu muốn thuê công ty dịch vụ giao nhận thì có thể bỏ qua một số bước nghiệp vụ đã thuê. Tất nhiên, công ty xuất khẩu vẫn nên tìm hiểu để phối hợp cho tốt trong quá trình làm thủ tục. Còn nếu bạn là nhân viên của công ty dịch vụ giao nhận thì cũng nên đọc và tìm hiểu để biết những nghiệp vụ mà mình phải thực hiện để phục vụ khách hàng.

Bước 1: Tìm kiếm khách hàng, thị trường, nguồn hàng để xuất khẩu

Nếu đã có một số lượng đối tác nhất định bạn vẫn nên chú ý tìm kiếm để mở rộng thêm danh sách đối tác, tránh việc quá phụ thuộc vào các đối tác hiện có

Nếu đã có thông tin liên hệ của một số đối tác, lúc này bạn bắt đầu bước giao dịch đầu tiên để hai bên trao đổi những thông tin cơ bản nhất. Bên mua có thể phải hỏi hàng nhiều nhà cung cấp khác nhau để có sự so sánh. Bên bán có thể phải báo giá cho rất nhiều đối tác tiềm năng trước khi có được đơn hàng đầu tiên, do đó bên bán cũng cần đặc biệt chú trọng để đưa ra được báo giá cạnh tranh nhất

Bước 2: Trao đổi yêu cầu mặt hàng cần nhập của khách nước ngoài
  • Hàng hóa so với yêu cầu mua hàng có chính xác theo yêu cầu hay không?
  • Giá cả so với khả năng chi trả như thế nào?
  • Thanh toán sớm hay muộn, theo phương thức nào?
  • Thời gian giao hàng sớm hay muộn?
Bước 3:Tính toán chi phí, giá thành cho lô hàng 

Nếu là nhân viên Sales xuất nhập khẩu, bạn cần phải tính được giá thành cho lô hàng từ giá vốn sản xuất/thu mua và các chi phí bán hàng (như: thuế xuất khẩu, cước vận tải, lãi dự tính…)

Mục đích của việc tính toán này là để biết mình sẽ bán lô hàng với giá bao nhiêu, từ đó quyết định báo giá cho đối tác.

Công thức tính giá bán cuối cùng cho lô hàng xuất khẩu:

INV = C + f 1 + X + F + I + N + VAT + f 2 + …

Chú ý: Tùy theo điều kiện Incoterms được áp dụng mà các số hạng của phép tính trên = 0  hoặc > 0 đối với người xuất khẩu

Trong đó:

  • INV: giá trị invoice – là doanh thu mong muốn của người xuất nhập khẩu
  • C: giá vốn hàng hóa sau khi sản xuất – giá trị hàng đặt tại kho của người xuất khẩu
  • f1: các chi phí phát sinh tại nội địa nước xuất khẩu (f1=0 nếu bán theo EXW)
  • X: thuế xuất khẩu (X=0 nếu bán theo điều kiện EXW)
  • F: cước vận tải quốc tế (nếu bên bán phải thuê vận tải)
  • I: phí bảo hiểm (nếu bên bán phải mua bảo hiểm)
  • N: thuế nhập khẩu (nếu bán theo điều kiện DDP)
  • VAT: thuế giá trị gia tăng (nếu bán theo điều kiện DDP)
  • f2: các chi phí phát sinh tại nội địa nước nhập khẩu (nếu mua theo điều kiện DAP/DDP
  • Các khoản khác như lãi vay, lãi dự tính, phí ngân hàng…
Bước 4: Đàm phán và ký kết hợp đồng

Hai bên thương thảo để đi đến thống nhất nội dung hợp đồng ngoại thương trong đó có những điều khoản quan trọng về hàng hóa, điều kiện giao hàng (Incoterms),

Để đàm phán hiệu quả các bên phải nắm rõ lợi thế/ bất lợi của mình so với các đối thủ cạnh tranh cũng như so với đối tác.

Sau khi đạt được sự cân đối giữa 03 yếu tố quan trọng trong xuất nhập khẩu hàng đó là: hàng hóa, giá cả, thời gian giao hàng thì 2 bên sẽ chốt đơn hàng và tiến hành ký kết hợp đồng theo các điều khoản đã đàm phán

Bước 5: Booking tàu với hãng vận tải

Tùy theo điều kiện thương mại ký ết trong hợp đồng ngoại thương, mà việc thu xếp chỗ với công ty vận tải và chi phí vận tải quốc tế sẽ thuộc trách nhiệm của người mua hay người bán.

nếu công ty bạn xuất khẩu theo điều kiện CIF hay CNF (hay điều kiện nhóm C hay D nói chung), thì sẽ chịu trách nhiệm thu xếp và chịu chi phí vận chuyển đường biển. Nghĩa là bạn phải chủ động liên hệ với công ty vận chuyển: thường là hãng tàu (Shipping lines) hoặc công ty giao nhận vận chuyển (Freight forwarder) để ký thỏa thuận lưu khoang (Booking note) cho lô hàng xuất khẩu.

Nếu công ty bạn xuất khẩu với điều kiện FOB, bạn chỉ cần làm xong thủ tục hải quan xuất khẩu và chuyển hàng về cảng. Phía người mua hàng nước ngoài sẽ thu xếp chặng vận chuyển quốc tế. Nói cách khác, người mua sẽ thu xếp Booking note với hãng tàu.

Bước 6: Đóng hàng và vận chuyển về cảng

Bạn làm các bước công việc cụ thể dưới đây, hoặc cũng có thể thuê công ty làm dịch vụ logistic làm: Dùng Booking của hãng tàu để lấy vỏ container rỗng. Tùy theo hãng tàu mà có sự khác nhau về cách làm. Có hãng yêu cầu phải đem Booking ra rồi xuống thẳng bãi lấy vỏ (không cần đổi ra lệnh cấp vỏ). Hãng khác thì phải thêm bước gửi file booking cho hãng tàu xác nhận lệnh cấp vỏ qua email, sau đó mới tới bãi chỉ định để nhận vỏ container.

  • Kéo vỏ container từ bãi cấp rỗng về kho để đóng hàng
  • Đóng hàng và niêm phong kẹp chì (seal). Với hàng phải làm kiểm tra chuyên ngành tại cảng (kiểm dịch), thì nên kẹp trước chì tạm để hạ container về cảng. Khi lấy mẫu kiểm tra xong, lúc đó mới kẹp chì hãng tàu. Như vậy sẽ tránh phải xin lại chì mới
  • Hạ hàng về cảng, hoặc bãi theo chỉ định của hãng tàu. Lưu ý chuẩn bị trước và nộp cho cảng Phiếu xác nhận khối lượng (VGM) Hàng cần hạng trước giờ cắt máng ( closing time) nếu không sẽ rất dễ bị rớt tàu (không được xếp lên tàu mặc dù đã xong thủ tục)

Nếu hàng phải kiểm tra chuyên ngành (kiểm dịch + hun trùng…) thì sẽ thực hiện lấy mẫu trong bước này.

Bước 7: Làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu đường biển

Bộ chứng từ để làm thủ tục xuất khẩu bao gồm:

  • Hợp đồng ngoại thương
  • Hóa đơn thương mại
  • Phiếu đóng gói (VGM)
  • Phiếu hạ hàng (do cảng cấp khi hàng hạ về cảng ở bước 6 nêu trên)
  • Giấy giới thiệu
Bước 8: Các bước công việc khác của Quy trình làm hàng xuất khẩu:

Mua bảo hiểm, làm C/O và các chứng từ khác theo yêu cầu của khách hàng

khi đã có vận đơn thì bạn nên gửi sớm file mềm bộ chứng từ để thông báo cho người mua về việc hàng đã xếp lên tàu.

Đồng thời, bạn tiến hành làm nốt thủ tục để có được những chứng từ khác theo quy định trong hợp đồng, như:

  • Chứng thư bảo hiểm hàng hóa đường biển (Marine Insurance Policy)
  • Chứng nhận xuất xứ (C/O)
  • Chứng thư kiểm dịch thực vật (Phytosanitary) hay kiểm dịch động vật

Để đảm bảo tính chính xác, bạn nên gửi bản nháp và file mềm bản chính thức cho người mua để họ kiểm tra xác nhận. Nếu có nội dung nào cần bổ sung chỉnh sửa, cần hoàn thành sớm.

Bước 9: Gửi chứng từ cho khách mua hàng nước ngoài

Khi đã có đầy đủ bộ chứng từ, bạn gửi cho người bán bộ chứng từ gốc, theo số lượng đã thỏa thuận trong hợp đồng mua bán. Đồng thời cũng nên gửi cho họ file scan qua email để họ chuẩn bị trước những bước cần thiết cho quá trình nhập khẩu.

Chia sẻ bài viết:
Share on facebook
Share on twitter
Share on google
Share on telegram

237 thoughts on “9 bước trong quy trình Xuất Nhập Khẩu bạn cần phải biết!”

  1. Pingback: https://canadianpharmaceuticalsonline.home.blog/

  2. I’m often to blogging and i really appreciate your content. The article has actually peaks my interest. I’m going to bookmark your web site and maintain checking for brand spanking new information.

Leave a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *